Mempersiapkan Ruang Rapat - Menerapkan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat #materibelajarXIIOTKP #Menerapkan Persiapan Penyelenggaraan Rapat

 Materi Belajar : KD 3.14 Menerapkan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat  

                                   4.14 Melakukan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat

Kelas                : XII Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

 

 

Mempersiapkan Ruang Rapat

 

Seorang administrasi kantor atau sekretaris harus memastikan terlebih dahulu memastikan jumlah pserta rapat yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit ,dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Akan tetapi, apa bila jumlah peserta melebihi kapasitas ruang rapat kantor, rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. Untuk itu, seorang administrasi kantor atau sekretaris perlu mencari dan memesan ruang rapat di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasinya.

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut.

a.     Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunkaan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sniar matahari tersebut.

b.    Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

c.   Pengaturan tempat duduk

Pada umumnya, teknik pengaturan model tempat duduk ini dilakukan dengan menyesuaikannya terhadap jumlah peserta rapat dan suasana yang ingin dibangun di dalam ruangan. Setidaknya, ada enam model pengaturan yang bisa Anda terapkan. Apa sajakah itu? Di antaranya adalah model pengaturan tempat duduk yang menyerupai ruangan teater, membentuk huruf U, model kelas, model konferensi, model berongga, serta melingkar. Pemilihan yang tepat dapat menciptakan ruang rapat yang ideal sesuai kebutuhan.

1)      Ruang teater

Penataan tempat duduk dengan gaya teater dilakukan dengan mengatur kursi-kursi tanpa meja berbaris menghadap ke satu titik yang sama. Pola tata letaknya bisa membentuk garis lurus, melingkar, setengah lingkaran, atau miring. Model ini merupakan pengaturan tempat duduk yang paling mudah dibuat serta umum diaplikasikan pada sebuah pertemuan di skala besar seperti seminar. Pengaturan model teater ini juga cocok diterapkan kalau kegiatan rapat tidak ada aktivitas menulis. Sayangnya gaya desain penataan ini hanya memungkinkan komunikasi antara peserta dengan pengisi rapat saja. Sementara itu, hubungan antara peserta dengan peserta yang lainnya menjadi sangat kurang dan terbatas.

2)      Gaya klasikal /kelas

Seperti namanya, tata letak ruang rapat yang satu ini terinspirasi oleh pola tempat duduk di dalam kelas. Pada bagian depannya, ditambahkan whiteboard sebagai tempat menulis untuk melengkapi presentasi. Model ini paling cocok diaplikasikan pada rapat yang mengharuskan adanya referensi tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama. Keberadaan meja di depan setiap peserta juga bakal mempermudah para peserta mendapatkan suasana yang nyaman, baik untuk menaruh laptop ataupun cemilannya. Sama seperti model teater, ruangan berbentuk kelas ini mengharuskan peserta untuk fokus pada topik pembahasan, bukan saling berinteraksi. Kelebihan dari sisi si pemimpin rapat adalah dia akan lebih mudah dalam mengatur jalannya pertemuan dan memantau semua peserta.

3)      Gaya konferensi

Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan menempatkan sebuah meja persegi panjang yang dikelilingi kursi. Pengaturan ini ideal diterapkan pada rapat direksi dan komite yang membutuhkan diskusi mendalam. Dengan penataan seperti ini, kondisi di ruangan dan interaksi peserta dapat berjalan dengan lebih baik. Namun model penataan tempat duduk ruang rapat seperti ini tidak cocok diterapkan apabila kegiatan rapat membutuhkan presentasi secara visual. Perlu diingat, semakin besar ukuran meja yang digunakan, maka semakin sulit terjalinnya komunikasi rapat yang baik. Kenapa? Benar sekali! Jarak yang terlalu jauh akan menghambat komunikasi selama berlangsungnya rapat.

4)      Gaya huruf U

Untuk acara rapat yang membutuhkan presentasi, maka penataan tempat duduk dengan pola U sangat pas. Dalam pembuatannya, susunlah meja-meja membentuk susunan menyerupai huruf U dengan posisi kursi di belakang meja atau bidang luar. Model ini umumnya diaplikasikan pada pertemuan/rapat direksi dan komite. Biasanya ditambahkan proyektor atau speaker di bagian dalam sebagai focal point ruangan. Model penataan tempat duduk ini akan menimbulkan interaksi peserta supaya terlibat di dalam suasana rapat. Hanya saja, jangan pernah menerapkan model ini bila peserta rapat berjumlah lebih dari 25 orang karena akan membuat deretannya terlalu panjang dan akhirnya kurang nyaman.

5)      Gaya melingkar

Dari segi karakteristiknya, meja kantor berbentuk lingkaran bersifat dinamis dan santai  dan dapat digunakan untuk diskusi kelompok atau worshop. Oleh karena itu, model pengaturan pola melingkar ini cocok sekali apabila diaplikasikan pada rapat dengan suasana non-formal. Biasanya di dalam meja tadi, selain terdapat bahan-bahan meeting, juga dilengkapi snack supaya sesi rapat tersebut dapat berjalan secara rileks dan tidak kaku. Model ruang rapat seperti ini paling tepat diterapkan pada pertemuan skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat dan saling mendukung. Model penataan tempat duduk ruangan rapat secara melingkar ini benar-benar sanggup menciptakan suasana ruangan yang begitu santai, tidak kaku, dan lebih akrab.

6)      Model Berongga

Ciri-ciri khas dari model penataan tempat duduk di dalam ruang rapat dengan pola yang berongga yaitu meja yang digunakan mempunyai rongga atau ruang kosong di dalamnya. Bentuk mejanya sendiri bebas bisa menggunakan meja rapat yang bentuknya persegi, persegi panjang, lingkaran, segidelapan, ataupun bentuk yang lainnya. Sedangkan kursi-kursinya diletakkan di bidang luar agar mengelilingi meja tersebut. Model seperti sangat tepat diterapkan pada rapat yang memerlukan partisipasi antar kelompok peserta. Model berongga ini memungkinkan nantinya akan ada perwakilan dari masing-masing kelompok peserta rapat yang memberikan presentasi secara bergiliran di tengah-tengah dikelilingi peserta lainnya.

Selamat belajar daring semoga selalu diberikan kemudahan dalam belajar dan semoga selalu diberikan kesehatan. Selalu menerapkan 3 protokol kesehatan yaitu  penggunaan masker. Kemudian secara rutin mencuci tangan dengan sabun di air mengalir dan ketika beraktivitas diluar rumah menjaga jarak aman 1 – 2 meter dengan orang lain.